プライバシーポリシー

1. 基本方針

YCE JAPAN（以下「当サイト」）は、利用者の個人情報の保護を重要な責務と考え、適切な管理・保護に努めます。

2. 収集する情報

YCE JAPAN は、学生の選考に必要な情報をエントリー時に収集し、システム上で保持します。主な項目は次のとおりです。

• 会員登録：氏名、メールアドレス
• 選考情報（entry_application_data）：生年月日、日本国籍の有無、居住都道府県・市区町村、通学先都道府県・市区町村、学年、TOEIC・英検、志望動機、志望動機の英訳、海外渡航経験の有無と内容
• 面談に関する情報：サポーターによる評価（3項目の点数）、推薦区分、推薦の根拠、面談記録（質問と回答の要旨）
• クラブ担当者・サポーターの登録情報（メール、氏名、クラブ名など）
• アクセスログ（IPアドレス、ブラウザ情報など）

3. 利用目的

収集した情報は、プログラムへの応募処理、参加条件の確認、オンライン面談の予約・実施、主催クラブによる派遣候補者の選考、運営による品質管理および法令に基づく対応のために利用します。選考情報は YCE JAPAN が保持し、主催クラブと共同して選考目的で利用します（第5条）。

一次選考の結果が出るまで、クラブから学生への直接連絡は行わず、運営が仲介します。一次合格後、学生が指示文を確認した時点から、当サイト上の選考スレッドでクラブと学生が連絡できます（メール通知はスレッドへの誘導のみで、本文の転載は最小限とします）。

4. Cookieの利用

当サイトは、利便性向上のためCookieを使用することがあります。ブラウザの設定によりCookieの受け取りを拒否できますが、一部機能が制限される場合があります。

5. 共同利用と委託

主催ライオンズクラブとの共同利用（個人情報保護法第27条第5項第3号に基づく共同利用の公表）

• 共同して利用する者の範囲：学生がエントリーしたプログラムを掲載・運営する主催ライオンズクラブ
• 共同利用する項目：選考に必要な応募情報（氏名、選考情報の各項目）、面談評価（開示条件を満たした場合の推薦区分・根拠・点数など）、一次合格後に開示される連絡先
• 利用目的：派遣候補者の選考・合否判断
• 管理について責任を有する者：愛知YCEライオンズクラブ（YCE JAPAN 運営）。連絡先は本ポリシー第8条および運営についてをご覧ください。

サポーターへの委託

オンライン面談の実施は、YCE JAPAN が業務としてサポーターに委託します。サポーターは委託された面談・評価入力の範囲で個人情報を取り扱い、YCE JAPAN が監督します。サポーターは上記の共同利用の公表対象には含めません。

6. 保持期間

選考情報は無期限に保持せず、次の期間経過後に自動的に削除または匿名化します。

• 放棄された仮エントリー：最終更新から30日（行削除）
• 一次不合格の選考情報：不合格確定から90日（内容の削除）
• 一次合格後〜派遣：プログラムの派遣日（departure_date）から12ヶ月経過後（内容の削除）
• 面談評価：紐づくエントリーと同一の寿命
• 通知ログの payload：送信成功から30日
• 学生アカウント（氏名・メール）：最終ログインから24ヶ月（事前通知のうえ削除）
• 監査ログ：3年

7. 情報の安全管理

収集した情報の漏洩・滅失・毀損を防ぐため、適切なセキュリティ対策を実施します。バックアップはクラウド基盤（Supabase）の標準機能に依存し、リポジトリ等への個人情報ダンプは行いません。

8. プライバシーポリシーの変更

本ポリシーの内容は、法令その他の変更に応じて予告なく変更することがあります。変更後は、本ページへの掲載をもって通知とします。

9. お問い合わせ・削除請求

個人情報の取り扱い、開示・訂正・利用停止・消去（個人情報保護法第35条等）に関するお問い合わせは、YCE JAPAN 運営（愛知YCEライオンズクラブ）が受け付けます。運営についてのページをご確認ください。

選考情報の削除請求も同じ窓口で受け付けます。本人確認のうえ、保持期間前であっても選考情報を消去できる場合があります（体験談の公開同意など、別途同意いただいたコンテンツはこの窓口の対象外です）。